レジストレーションおよびドシエ管理では、提出に必要なすべての EDL アイテムのリストを含む特定の要件について、ドシエバインダーの作成およびエクスポートを行うことができます。Vault は、レジストレーション項目要件レコード階層構造に一致するネスト化された階層セクション内のドキュメントを編成します。
管理者の設定に応じて、オブジェクト、フィールドおよびセクションのラベルが本文で説明されたラベルとは異なる表示となる場合があります。
ドシエバインダーの作成について
管理者が設定した場合、レジストレーションおよびドシエ管理はレジストレーション項目要件オブジェクトに対するアクションを含み、関連するすべてのレジストレーション項目要件の子レコード、関連する EDL アイテムおよび該当する一致したドキュメントに基づいて、ドシエバインダーを作成できます。管理者は、このアクションをレジストレーション項目要件のライフサイクル状態への変更の一部として実行するように設定することもできます。
レジストレーション項目要件レコードでバインダーの作成アクションをトリガーすると、Vault はその要件に対してドシエバインダーを作成し、以下を実行します:
- バインダーに親レコードと同じラベルを付けます。
- 階層内のすべてのレジストレーション項目要件にバインダーフィールドを入力します。
- 管理者の設定に基づいて、ドシエバインダーにドキュメントタイプとライフサイクルを割り当てます。
- 親レコードのバインダーに最上位レベルの親セクションを作成します。
- ドシエフォルダーチェックボックスを選択して、有効なレジストレーション項目要件レコードごとにセクションを作成します。階層内にチェックボックスが選択されているレコードがない場合、Vault はサブセクションなしでバインダーを作成します。
- 関連する EDL アイテムレコードに従って、一致したドキュメントを追加します。
- バインダー内のすべてのドキュメントのレジストレーション項目要件フィールドに、親レコードのラベルを入力します。
Vault は、アクションを起動したユーザではなく、「システムユーザ」としてバインダーの作成アクションを実行します。
ドシエバインダーへのドキュメントの追加方法
Vault は、各レジストレーション項目要件に関連する EDL アイテムごとに、該当するバインダーセクションに一致したドキュメントを自動的に追加します。Vault は、ドキュメントを追加する際に以下のルールを適用します:
- Vault は、ドキュメントをロックされた固定状態バージョンにバインドしません。ロックされたバージョンがない場合は、ドキュメントはバインドされません。
- 関連するレジストレーション項目要件のドシエバインダーチェックボックスが解除されているため、該当するレジストレーション項目要件セクションがない場合、ドキュメントは階層内の次のセクションに追加されます。
- レジストレーション項目要件に関連する複数の EDL アイテムが同じドキュメントを含む場合、Vault は文書の単一インスタンスのみをセクションに追加します。
- EDL アイテムレコードを階層のレジストレーション項目要件に関連付けていない場合でも、Vault はドシエバインダーを作製しますが、ドキュメントは入力しません。
共有要件を伴うドシエバインダー
ルート要件の再利用フィールドでルートレジストレーション項目要件を指定した後に要件の生成アクションでレジストレーション項目要件を生成した場合、Vault は要件を共有しているリンク元のレジストレーション項目要件に一致するドキュメントを追加します。共有済みの一致したドキュメントに対して行った更新は、ソースを使用チェックボックスが選択されている共有要件にリンクされたレジストレーション項目要件を含むバインダーが作成されるたびに自動的に反映されます。
この場合、ソースを使用チェックボックスは、共有要件を持つレジストレーション項目要件で自動的にオンになります (カスタマイ ズアクションを実行したレジストレーション項目要件を除く)。ソースを使用チェックボックスをオフにすると、Vault は共有ドキュメントを ドシエバインダーに含めないようになります。
ドシエバインダーの作成
ドシエバインダーを作成するには:
- 有効なルートレジストレーション項目要件レコードに進みます。
- 関連するレコード階層の該当するレジストレーション項目要件レコードで、ドシエフォルダーチェックボックスを選択します。Vault は、ドシエフォルダーチェックボックスが選択されている関連する子レコードのバインダーセクションのみを作成します。
- オプション: 共有ドキュメントを再利用しないレジストレーション項目要件のソースを使用チェックボックスをオフにします。
- すべてのアクションメニューから、ビジネスニーズに応じて該当するアクションを選択します:
- バインダーの作成 - 新規バインダーを作成する場合。すべてのアクションメニューにバインダーの作成オプションが表示されない場合、アクションはエントリアクションの一部になる場合があります。詳細は、ドシエバインダーの自動作成をご覧ください。
- バインダーの作成とエクスポート - 新規バインダーを作成およびエクスポートする場合。バインダーの作成に失敗した場合、Vault はエクスポート用のバインダーを準備しません。
ドシエバインダーの作成が正常に完了したことを通知すると、必要に応じてドシエバインダーの表示および編集を行うことができます。
バインダーの作成とエクスポートを選択した場合、Vault はまずドシエバインダーを作成し、次にドシエバインダー全体を、ダウンロードの権限があるフォルダ構造内のすべてのドキュメントとともに、以下のパラメータを使ってエクスポートします:
- レンディション: 表示可能レンディション
- バージョン: バージョンバインディングルールに従います
ドシエバインダーのバージョンアップ
EDL アイテムへの変更を含め、レジストレーション項目要件関連レコード階層への更新を反映するために、既存のドシエバインダーをバージョンアップすることができます。これを行うには、バインダーの作成アクションまたはバインダーの作成とエクスポートアクションをトリガーして、同じ親レジストレーション項目要件レコード上でドシエバインダーを再作成します。アクションが実行されると、Vault はドシエバインダーを次の該当するバージョン番号に更新します。
バインダーの作成とエクスポートアクションを選択した場合、Vault はバインダーのエクスポートが完了したときに通知を行い、作成後にバージョンアップしたバインダーの ZIP ファイルをダウンロードするためのリンクを提供します。バインダーの作成に失敗した場合、Vault はエクスポート用のバインダーを準備しません。
ドシエバインダーの自動作成
管理者の設定によっては、レジストレーション項目要件レコードがすべてのアクションメニューで使用可能なバインダーの作成アクションではなく、またはそれに加えて、特定のライフサイクル状態を入力すると、Vault は自動的にドシエバインダーを作成することがあります。
ドシエフォルダーチェックボックスが、関連するレコード階層内の該当するレジストレーション項目要件レコードに対して選択されていることを確認し、ワークフローアクションメニューからレコードの状態を変更して、バインダーの作成アクションをトリガーします。
ドシエバインダーのエクスポート
有効なレジストレーション項目要件レコードに対してドシエバインダーのエクスポートアクションを実行することにより、以前に作成したドシエバインダーをエクスポートできます。ドシエバインダーをエクスポートするには:
- 有効なレジストレーション項目要件レコードに進みます。
- すべてのアクションメニューから、ビジネスニーズに応じて該当するアクションを選択します:
Vault はドシエバインダー全体を、ダウンロードの権限があるフォルダ構造内のすべてのドキュメントとともに、以下のパラメータを使ってエクスポートします:
- レンディション: 表示可能レンディション
- バージョン: バージョンバインディングルールに従います
システムメッセージ
ドシエバインダーが正常に作成またはエクスポートされたかどうか、またはエラーがあったかどうかを知らせるメールと Vault システムメッセージを受け取ります。バインダー作成をトリガーした場合、ドシエバインダーが作成されたがロック解除されたドキュメントが含まれていないか、一致するドキュメントが予想より少ないか多いと、その詳細が通知されます。
バインダーのエクスポートまたはバインダーの作成とエクスポートアクションを実行すると、メールとシステムメッセージには ZIP ファイルをダウンロードするためのリンクが含まれます。メッセージには、処理されたファイル数やダウンロードされたファイル数、およびエクスポートに失敗したドキュメントも含まれます。バインダーの作成とエクスポートアクションを実行すると、Vault はまずバインダの作成時にメッセージを送信し、バインダーエクスポートファイルのダウンロードが可能になった時点で再度メッセージを送信します。
制限
すべての Vault バインダーエクスポートに対する標準エクスポートサイズ制限に加えて、バインダーの作成およびバインダーの作成とエクスポートアクションには以下の制限が適用されます:
- 各ルートレジストレーション項目要件の一致する予想ドキュメント数の最大数は 2,000 です。
- ルートレジストレーション項目要件ごとの、子レジストレーション項目要件の最大数は 1,000 です。
- ルートレジストレーション項目要件の最大数は 100 です。
- 階層内におけるレジストレーション項目要件の最大数は 100,000 です。
- レジストレーション項目要件階層レベルの最大数は 10 です。
- エクスポートされたドシエバインダーの ZIP ファイルが 5GB を超えることはできません。