コンプライアンス管理では、特定の処方、業種、場所を対象に、サプライヤなどの回答者に質問票（チェックリスト）を送信することができます。受信者は、Vaultにログインすることなく、またはVaultのどの領域にもアクセスする能力を必要とせずに、これらのアンケートに安全に回答できます。Vault は、指定された製剤、業界、市場に関連した質問を含む質問票へのリンクを回答者にメールで送信し、質問票の回答時間を最小限に抑え、受信データを標準化します。Vault 内で質問票の完成度を追跡したり、完了した質問票をレビューしたりできます。管理者が定義したマッピングに基づいて、完了した質問票データをコンプライアンス評価にインポートすることもできます。
管理者の設定に応じて、オブジェクト、フィールドおよびセクションのラベルが本文で説明されたラベルとは異なる表示となる場合があります。さらに、入力するフィールドは Vault によって異なります。
質問票への回答の事前入力
管理者の設定によっては、質問票を開始し、回答者に質問票を送信する前に、いくつかの質問に回答を入力することができます。
質問票の送信
処方質問票レコードで質問票を送信するアクションを手動または自動で起動すると、Vault は、関連する処方レコードのサプライヤーに関連付けられた組織の担当者に質問票へのリンクを電子メールで送信します。
回答者に質問票を送付する前に、以下の手順を完了させてください:
- 質問票が必要な処方レコードの場合、サプライヤフィールドに質問票を担当する組織を入力します。
- 質問票の回答を担当する組織に関する組織担当者レコードで、チェックリスト回答者タイプフィールドを処方質問票に設定し、質問票の回答用のメールを受信するようにします。
- 該当する組織担当者に関連する担当者レコードで、回答者が質問票へのリンクをメールで受信できるように、メールフィールドに有効なメールアドレスが入力されていることを確認します。
質問票を送信するアクションを起こすと、Vault は以下の処理を行います:
- Vault は、管理者が定義した基準に基づいて、処方質問票上の業界と場所の値から、適切な質問票を特定します。
- Vault は、指定されたサプライヤーの該当する組織担当者を特定し、質問票へのリンクを電子メールで送信します。
- 回答者はメールで送られたリンクから質問票にアクセスし、Vault 内で質問票に回答できます。メールで送信されたリンクは、30 日間または回答者が質問票に回答するまで有効です。
- Vault は、管理者が設定したアプリケーション管理ユーザにチェックリスト回答者ロールを割り当てます。
質問票を手動で送信する
特定の処方の回答者に質問票を送付する方法:
- 管理者 > 企業管理者 > 処方質問票 またはカスタムタブに移動します。
- 作成をクリックします。
- 質問票が必要な処方を選択します。
- 任意の作業: 特定の業界を対象とする場合は、業界を選択します。
- 任意の作業: 特定の場所を対象とする場合は、場所を選択します。
- 保存をクリックします。
- すべてのアクションメニューから、質問票の送信を選択します。
すべてのアクションメニューに質問票を送信するオプションが表示されない場合は、このアクションがエントリアクションの一部になっている可能性があります。詳しくは、質問票の自動送信をご覧ください。
質問票の自動送信
管理者の設定によっては、すべてのアクションメニューで使用できるアクションからではなく、またはそれに加えて、処方質問票レコードが特定のライフサイクル状態に入ると、Vault が適切な質問票を自動送信します。
処方質問票で業界および場所フィールドが適切に設定されていることを確認してから、ワークフローアクションメニューからレコードの状態を変更して、エントリアクションをトリガーします。
回答者への質問票用紙の再送付
管理者が設定した場合、回答者に不完全な質問票へのリンクを手動で再送信できます。そのためには、処方質問票のすべてのアクションメニューから、質問票を送信するオプションを選択します。Vault は、質問票を再送信する際に、以前に生成されたリンクを自動的に無効にします。
質問票の回答のレビュー
管理者の設定によっては、関連する処方または処方質問票レコードの関連レコードセクションから、すべての質問票の回答を確認できる場合があります。
処方質問票データのインポート
完了した処方質問票のデータをコンプライアンス評価にインポートできます。詳しくは、処方質問票のインポートを参照してください。
回答者の質問票へのアクセスを無効にする
回答者が質問票を完了すると、Vault は自動的に質問票へのリンクを無効にします。処方質問票のすべてのアクションメニューからオプションを選択することで、リンクを手動で無効化できます。
監査証跡
処方質問票の監査証跡には、チェックリストの回答者 (組織パーソン) と管理者が設定したアプリケーション管理ユーザの両方を含む質問票に関する詳細が含まれています。例えば、管理者がアプリケーション管理のユーザメールを「questionnaire.respondent@organization.com」と設定し、質問票を記入する組織担当者の名前を「Samantha Supplier」とした場合、監査証跡に表示されるユーザ名は「questionnaire.respondent@organization.com on behalf of Samantha Supplier (samantha.supplier@supplier.com)」となります。
制限
処方質問票には以下の制限が適用されます:
- Vault は、処方レコードに定義されたサプライヤーに関連する組織担当者が 5 名以上いる場合、質問票を送付しません。
- 質問票の回答時に、Vault の資料を追加できません。