ドシエバインダーの設定 (レジストレーションおよびドシエ管理)

レジストレーションおよびドシエ管理では、提出に必要なすべての EDL アイテムのリストを含む特定の要件について、ドシエバインダーの作成およびエクスポートを行うことができます。Vault は、レジストレーション項目要件レコード階層構造に一致するネスト化された階層セクション内のドキュメントを編成します。

設定の概要

ドシエバインダーを使用するように Vault を設定するには、以下の手順を行います:

  1. Vault でバインダーエクスポートを有効にすると、ユーザはドシエバインダーをエクスポートできるようになります。
  2. Vault に EDL を設定すると、ドシエバインダーにエクスペクテッドドキュメントが自動的に追加されます。
  3. ドキュメントタイプの設定は、ドシエバインダーでエクスペクテッドドキュメントに適用されるドキュメントタイプとライフサイクルを Vault で定義します。
  4. オブジェクトアクションを設定すると、ユーザはドシエバインダーの作成とエクスポートを開始できます。
  5. レジストレーション項目要件オブジェクトページレイアウトを設定する
  6. ユーザ権限を設定します

バインダーエクスポートの有効化

ユーザがドシエバインダーをエクスポートするには、管理者 > 設定 > 一般設定でバインダーエクスポート機能を有効にする必要があります。詳細は、バインダー管理をご覧ください。

EDL の設定

レジストレーション項目要件階層内の EDL に基づいて、Vault がドシエバインダーセクションに自動的に一致し、年バインダーセクションにドキュメントを追加するためには、EDL を設定する必要があります。ユーザがドシエバインダーの作成を開始すると、Vault は各レジストレーション項目要件に関連する EDL アイテムごとに、関連するバインダーセクションにドキュメントを追加します。

ドキュメントタイプの設定

ユーザがバインダーの作成アクションをトリガーすると、Vault はドシエバインダー内のすべてのドキュメントに特定のドキュメントタイプとライフサイクルを適用します。バインダーの作成アクションには、バインダータイプとして、次の処理を完了した後、任意のドキュメントタイプを追加できます:

ドシエバインダーのオブジェクトアクション設定

レジストレーション項目要件オブジェクトで以下のアクションを実行すると、レジストレーション項目要件オブジェクトでドシエバインダーの作成とエクスポートを行えるようになります:

レジストレーション項目要件オブジェクトのオブジェクトタイプを設定している場合、該当するすべてのオブジェクトタイプにアクションを割り当てる必要があります。こられのアクションのいずれかをレコードアクションとして追加する場合、すべてのライフサイクル状態で有効チェックボックスは選択しないでください。

バインダーの作成アクションの設定

バインダーの作成アクションにより、ユーザは、階層内の関連するすべてのレジストレーション項目要件レコード、関連する EDL アイテムおよび該当する一致したドキュメントに基づいて、要件のためのドシエバインダーを作成することができます。

ビジネスニーズによっては、以下の作業を行うこともできます:

特定のライフサイクル状態でアクションを設定する場合は、次のフィールドを定義する必要があります。

  • バインダータイプ: Vault は有効なドキュメントタイプをドシエバインダーに適用します。
  • バインダーのライフサイクル: 有効なドキュメントライフサイクル名を、Vault はドシエバインダーに適用します。

バインダーの作成とエクスポートのアクション設定

バインダーの作成とエクスポートアクションにより、ユーザは、階層内の関連するすべてのレジストレーション項目要件レコード、関連する EDL アイテムおよび該当する一致したドキュメントに基づいて、要件のためのドシエバインダーをまず作成し、その後、ドシエバインダーを ZIP ファイルとしてエクスポートできます。エクスポートされたドシエバインダーは、要求階層がネストされたフォルダとして維持されます。ビジネスニーズによっては、以下の作業を行うこともできます:

特定のライフサイクル状態でアクションを設定する場合は、次のフィールドを定義する必要があります。

  • バインダータイプ: Vault は有効なドキュメントタイプをドシエバインダーに適用します。
  • バインダーのライフサイクル: 有効なドキュメントライフサイクル名を、Vault はドシエバインダーに適用します。

バインダーのエクスポートアクションの設定

バインダーのエクスポートアクションにより、ユーザは既に作成したドシエバインダーを ZIP ファイルとしてエクスポートでき、これにより、要件階層はエクスポート内のネストされたフォルダとして維持されます。

ビジネスニーズによっては、以下の作業を行うこともできます:

レジストレーション項目要件ページレイアウトの設定

すべてのオブジェクトタイプのレジストレーション項目要件オブジェクトページレイアウトに、次のページを追加する必要があります。

  • バインダー: Vault はドシエバインダーを作成する際にこのフィールドを自動的に入力します。
  • ドシエバインダー: ユーザはこのフィールドを入力して、要件をドシエバインダーのセクションにするかを決定することができます。このフィールドのデフォルト設定を設定し、すべての該当するレジストレーション項目要件レコードのこのフィールドの手動での入力を省略することができます。

ユーザ権限の設定

ユーザは、いかに説明する権限に加えて、適切なオブジェクトとオブジェクトフィールドにアクセスするための適切な読み取りと作成の権限が付与されていることを確認する必要があります:

ドシエバインダーのエクスポート

  • レジストレーション項目要件オブジェクトの場合: バインダーフィールドの読み取り権限。
  • ユーザは、セキュリティプロファイル: アプリケーション: ドキュメント: ダウンロードレンディションの権限を持っていることが必要です。この権限がないと、エクスポートされた ZIP ファイルにはフォルダやドキュメントが含まれません。
  • ドキュメントをエクスポートに含めるには、ユーザはドシエバインダーのすべてのドキュメントに対して、コンテンツの表示およびドキュメントの表示のドキュメントロールを持つことが必要です。特例のライフサイクル状態でバインダーの作成およびバインダーの作成とエクスポートアクションを設定した場合、ユーザには該当するライフサイクル状態でもこれらの権限を持っていることが必要です。

標準システム管理者または Vault 所有者のセキュリティプロファイルで、本書に記載されたすべての手順を完了することができます。お使いの Vault がカスタムセキュリティプロファイルを使用している場合、プロファイルに以下の権限が付与されている必要があります:

タイプ権限制御
セキュリティプロファイル管理者: コンテンツ設定: ドキュメントタイプ: 編集ドキュメントタイプを変更する権限。
セキュリティプロファイル管理者: コンテンツ設定: オブジェクト: 作成, 編集Vault オブジェクトを作成・変更する権限。
セキュリティプロファイル管理者: コンテンツ設定: ドキュメントライフサイクル: 編集ドキュメントライフサイクルを変更する権限。
セキュリティプロファイル管理者: 権限セット: 作成、編集ユーザの権限セットを変更する権限。