注册和档案管理使您能够为特定的要求创建并导出一个档案活页夹，其中包含送审所需的所有预期文档的列表。Vault 将文档组织在与注册项要求记录层次结构相匹配的嵌套层次节段中。
对象、字段和节段标签可能与本文中提及的标签不同，具体取决于管理员的配置。
关于档案活页夹创建
当管理员配置之后，“注册和档案管理”功能将在注册项要求对象上包含一个操作，使您能够基于所有的相关注册项要求子级记录、它们的相关 EDL 项和适用的匹配文档创建一个档案活页夹。管理员可能也会将此操作配置为作为注册项要求的生命周期状态更改的一部分运行。
当您在注册项要求记录上触发创建活页夹操作时，Vault 会为此要求创建一个档案活页夹，并执行以下操作：
- 使用与父级记录相同的标签，标记此活页夹。
- 填充层次结构中所有注册项要求的活页夹字段。
- 根据管理员的配置将文档类型和生命周期分配给档案活页夹。
- 在活页夹中为父记录创建顶级父节段。
- 在选中档案文件夹复选框的情况下，为层次结构中的每个活动注册项要求记录创建节段。如果层次结构中的任何记录都没有选中复选框，则 Vault 会创建不带子节段的活页夹。
- 根据相关的 EDL 项记录添加匹配的文档。
- 使用父记录的标签填充活页夹中所有文档的注册项要求字段。
Vault 以“系统用户”而不是触发该操作的用户的身份执行创建活页夹操作。
Vault 如何将文档添加到档案活页夹
Vault 自动将匹配的文档添加到与每个注册项要求相关的每个 EDL 项的相关活页夹节段。Vault 在添加文档时应用以下规则：
- Vault 将文档绑定到锁定的稳态版本。如果没有锁定的版本，文档将处于未绑定状态。
- 如果由于相关注册项要求上的档案文件夹复选框未选中，没有相应的注册项要求节段，则该文档将添加到层次结构中的下一节段。
- 如果与注册项要求相关的多个 EDL 项包含相同的文档，Vault 只会将文档的一个实例添加到该节段。
- 如果尚未将任何 EDL 项记录与层次结构中的注册项要求相关联，Vault 仍会创建档案活页夹，但不会使用任何文档填充它。
包含共享要求的档案活页夹
如果在重用根要求字段中指定根注册项要求后，您通过生成要求操作生成注册项要求，则 Vault 会添加与其共享要求相匹配的链接源注册项要求的文档。每次创建活页夹时，您对共享匹配文档所做的任何更新都会自动反映出来，活页夹中包含链接到共享要求的注册项要求，并选中使用源复选框。
对于具有共享要求的注册项要求，会自动选中使用源复选框，不包括运行自定义操作的任何注册项要求。如果清除使用源复选框，Vault 将不会在档案活页夹中包含共享文档。
创建档案活页夹
要创建档案活页夹：
- 导航到处于活动状态的根注册项要求记录。
- 在相关记录层次结构中，选中适当注册项要求记录上的档案文件夹复选框。Vault 仅为选中档案文件夹复选框的相关子记录创建活页夹节段。
- 可选：对于不想重用共享文档的任何注册项要求，请清除使用源复选框。
- 从所有操作菜单中，根据您的业务需求选择适当的操作：
- 创建活页夹，以创建一个新的活页夹。如果您在所有操作菜单中没有看到创建活页夹选项，则表明此操作可能是一个入口操作的一部分。有关更多详细信息，请参阅自动档案活页夹创建。
- 创建并导出活页夹，以创建并导出一个新的活页夹。如果活页夹创建失败，Vault 将不会准备活页夹以进行导出。
当通知您档案活页夹创建已成功完成时，您可以根据需要查看和编辑档案活页夹。
如果选择了创建并导出活页夹，Vault 会首先创建此档案活页夹，然后使用以下参数导出整个档案活页夹以及文件夹结构中您有权下载的所有文档：
- 格式副本：可视格式副本
- 版本：遵循版本绑定规则
更新档案活页夹的版本
您可以更新现有档案活页夹的版本，以反映您对注册项要求相关记录层次结构所做的任何更新，包括对 EDL 项的任何更改。为此，请触发创建活页夹操作或创建并导出活页夹操作，以便在同一个父级注册项要求记录上重新创建一个档案活页夹。当执行此操作时，Vault 会将此档案活页夹更新为下一个适用的版本号。
如果您选择了创建并导出活页夹操作，Vault 会在完成活页夹导出时通知您，并提供一个链接，用于在创建升级了版本的活页夹的 ZIP 文件之后下载此文件。如果活页夹创建失败，Vault 将不会准备活页夹以进行导出。
自动档案活页夹创建
根据管理员的配置，当注册项要求记录进入一个特定的生命周期状态，而不是执行所有操作菜单中可供您使用的创建活页夹操作，或者在执行此操作之后进入这个特定的生命周期状态时，Vault 可能会自动创建一个档案活页夹。
确保为相关记录层次结构中的适当注册项要求记录选中档案文件夹复选框，然后从工作流操作菜单中更改此记录的状态，以触发创建活页夹操作。
导出档案活页夹
您可以在一个处于活动状态的注册项要求记录上执行导出档案活页夹操作，以导出一个之前创建的档案活页夹。要导出档案活页夹：
- 导航到处于活动状态的注册项要求记录。
- 从所有操作菜单中，根据您的业务需求选择适当的操作：
Vault 会使用以下参数导出整个档案活页夹以及文件夹结构中您有权下载的所有文档：
- 格式副本：可视格式副本
- 版本：遵循版本绑定规则
通知
您将收到一封电子邮件和一个 Vault 通知，告知您已成功创建或导出档案活页夹还是出现了任何错误。当您触发活页夹创建操作时，如果创建了档案活页夹但不包含任何未锁定的文档，或者存在少于或多于预期数量的匹配文档，此通知还会提供详细信息。
当您执行导出活页夹或创建并导出活页夹操作时，电子邮件和通知将包含一个用于下载 ZIP 文件的链接。通知中还包含已处理和下载的文件数量以及导出失败的任何文档的信息。当您执行创建并导出活页夹操作时，Vault 会在创建活页夹时首次通知您，并在活页夹导出文件可供下载时再次通知您。
限制
除了适用于所有 Vault 活页夹导出操作的标准导出大小限制以外，创建活页夹和创建并导出活页夹操作还受到以下限制：
- 每个根注册项要求的匹配预期文档的最大数量为 2,000 个。
- 每个根注册项要求的子级注册项要求的最大数量为 1,000 个。
- 根注册项要求的最大数量为 100.
- 层次结构中注册项要求的最大数量为 100000.
- 注册项要求层次结构级别的最大数量为十 (10).
- 导出的档案活页夹 ZIP 文件不能超过 5GB。