配置配方问卷导入 (RegulatoryOne)

使用合规性管理，用户能够通过将配方问卷数据导入合规评估，自动创建合规评估记录。用户可以查看来自已完成的问卷（FQ 清单）的回复，其中包含自动分配的受管制类别和状态，然后选择要将哪些回复转换为相关配方的合规评估。用户可以在配方成分查看器中查看所生成的合规评估。

在完成本文中的步骤之前，您必须配置配方问卷、为配方问卷设置清单，并配置配方成分查看器。

配方问卷导入对象

“合规性管理”使用下列核心对象和对象类型来支持配方问卷导入：

  • 配方问卷 (formulation_questionnaire__v)：此对象代表一个需要问卷并能够指向一个地点和行业的配方，它指明了 Vault 如何确定要为每个配方记录实例化哪个清单设计记录。
  • FQ 清单 (fq_checklist__sys)：这种类型的清单指向配方问卷对象。每个记录都是一个单独的配方问卷，并代表一个与目标配方问卷记录相关的实例化清单设计。
  • 合规评估 (compliance assessment__v)：此对象代表给定的配方和受管制类别的合规状态。
  • 回复映射策略 (response_mapping_strategy__v)：此对象代表一个用于回复问卷的映射策略，并确定回答者可以为问卷提交的回复。
  • FQ 受管制类别映射 (fq_regulated_category_mapping__v)：此对象会将回复映射策略映射到受管制类别和合规评估状态。

配置概述

要配置 Vault 以导入配方问卷，需执行以下步骤：

  1. 配置对象
  2. 定义回复映射，以确定 Vault 如何为所导入的配方问卷数据创建合规评估
  3. 了解 Vault 如何导入问卷数据，以确定 Vault 如何导入匹配的记录
  4. 配置导入问卷操作
  5. 配置用户权限

配置配方问卷导入对象

您必须对对象字段和页面布局进行以下更改：

我们还建议将问题设计对象中的问题文本字段作为一个查找字段添加到 FQ 受管制类别映射对象。

定义回复映射

您必须创建回复映射策略和 FQ 受管制类别映射，以指示 Vault 如何从配方问卷回复中生成合规评估。首先，创建用于识别预期回复的回复映射策略。随后，将这些策略链接到 FQ 受管制类别映射，以定义 Vault 如何基于 FQ 清单中的特定回复创建和填充合规评估记录。

您不必为每个回复与受管制类别的每个组合创建回复映射策略。只需将同一个回复映射策略链接到多个 FQ 受管制类别映射。

示例用例

利用问题“《有毒物质管制法案》(TSCA) 上是否列出了您的产品？”以及可能的回复“已列出”、“未列出”和“免除”，配置一个清单。对于此回复，您只需为“已列出”回复的“TSCA”受管制类别创建合规评估。为此，请创建以下记录，以定义回复映射：

  • 适用于多选问题问题类型的回复映射策略，具有以下值：
    • 名称：“已列出”
    • 答案文本：“已列出”
  • FQ 受管制类别映射，具有以下值：
    • 受管制类别：“TSCA”
    • 回复映射策略：“已列出”
    • 合规评估状态：“Y”
    • 映射优先级：“1”

对于为“《有毒物质管制法案》(TSCA) 上是否列出了您的产品？”问题回复“已列出”的配方“HEXACRON-DOS”，当一名用户导出一个要审查的已完成问卷时，Vault 将为此回复分配受管制类别值“TSCA”和合规评估状态值“Y”。如果该用户随后选择导入此回复，Vault 将创建一个新的合规评估，它将具有为“HEXACRON-DOS”配方分配的值。

如果问卷中的此问题的回复为“未列出”或“免除”，当用户导出此问卷时，Vault 将不会为此回复创建合规评估。

创建回复映射策略

对于问卷中包含的多选和数字类型的问题设计，回复映射策略将定义预期回复。对于您要允许用户导入和转换为合规评估的所有多选和数字类型的回复，您必须创建回复映射策略。您只能为多选和数字类型的问题设计的回复创建映射策略。

要创建回复映射策略：

  1. 导航到管理 > 业务管理员 > 回复映射策略。
  2. 单击创建。
  3. 在创建回复映射策略对话框中，选择多选问题或数字问题，以指定此回复定义的问题类型。
  4. 单击继续。
  5. 输入名称。
  6. 可选：将状态更改为非活动。当用户导入问卷时，Vault 将忽略所有非活动策略。
  7. 根据问题的类型定义回复：
    • 对于多选问题，输入要映射的答案文本。此文本必须精确匹配适用的可用答案设计中的答案文本。
    • 对于数字问题，在输入一个大于或等于和输入一个小于或等于字段中，定义要映射到的回复的数字范围 (0 - 100)。您必须为至少一 (1) 个字段输入一个值。
  8. 单击“保存”，或者为同一类型的问题创建另一个回复映射策略，然后单击保存 + 创建。

创建 FQ 受管制类别映射

FQ 受管制类别映射会将在一个回复映射策略中定义的特定回复映射到一个受管制类别和合规评估状态。除了映射到类别和状态以外，您也可以将此回复映射到一个特定的问题设计。当用户在已完成的 FQ 清单上导入问卷时，Vault 会在所生成的合规评估上，根据这些映射填充受管制类别和合规评估状态字段。您必须已经创建回复映射策略，才能创建 FQ 受管制类别映射。

要创建 FQ 受管制类别映射：

  1. 导航到管理 > 业务管理员 > FQ 受管制类别映射。
  2. 单击创建。
  3. 可选：将状态更改为非活动。当用户导入问卷时，Vault 将忽略所有非活动映射。
  4. 可选：将此映射限制为对特定问题的回复：
    • 选择一个清单设计，以筛选您可以选择的节段和问题的列表。
    • 可选：选择一个节段设计，以筛选您可以选择的问题的列表。
    • 选择一个要对其应用此映射并处于活动状态的问题设计。为此字段选择一个值时，会自动填充问题文本字段。
  5. 选择一个受管制类别，以定义当问卷回复等于指定的回复映射策略时，Vault 如何在所生成的合规评估上填充此值。
  6. 选择一个回复映射策略，以确定您要映射的回复。
  7. 选择一个合规评估状态，以定义当问卷回复等于指定的回复映射策略时，Vault 如何在所生成的合规评估上填充此值。您可以选择合规评估状态选项列表中包含的任何值。
  8. 输入一个映射优先级，以定义 Vault 如何处理单个多选问题的多个映射值，以及一个数字问题的单个回复的多个映射值范围。在这些场景中，Vault 只会考虑具有最高优先级（“1”代表最高优先级）的 FQ 受管制类别映射。
  9. 单击保存，或者单击保存 + 创建以创建另一个 FQ 受管制类别映射。

Vault 如何导入问卷数据

使用 FQ 清单对象上的导入问卷操作，用户可以导入问卷数据，并基于您的回复映射将回复转换为合规评估。Vault 会创建新的合规评估，并停用或更新匹配的合规评估，具体情况取决于 Vault 如何导入匹配的记录。Vault 会自动在所生成的记录上填充以下字段：

  • 配方：相关配方问卷的配方。
  • 受管制类别：基于 FQ 受管制类别映射。
  • 合规评估状态：基于 FQ 受管制类别映射。

当用户完成问卷导入之后，Vault 会将 FQ 清单记录上的已导入字段更新为“是”，以使用户能够轻松确定他们已导入哪些问卷。

导入匹配的记录

当基于问卷导入操作生成新的记录时，Vault 不会为给定的配方和受管制类别创建重复的合规评估记录。默认情况下，Vault 会根据所导入的回复数据停用任何现有的匹配合规评估记录，并将它们替换为新的合规评估记录。

停用并替换匹配的记录

默认情况下，Vault 会根据所导入的回复数据创建新的合规评估记录，并替换任何匹配的合规评估记录。当用户完成问卷导入时，Vault 将会：

  • 为用户选择的所有回复创建新的合规评估。
  • 停用所有匹配的合规评估，并清除受管制类别（内部名称）字段，以使这些记录不会出现在配方成分查看器上。

更新匹配的记录

如果在 Vault 中启用了“更新现有的记录”行为，Vault 会根据所导入的回复数据创建新的合规评估记录，并更新任何匹配的合规评估。当用户完成问卷导入时，Vault 将执行以下操作：

  • 为用户选择的与活动合规评估不匹配的任何回复创建新的合规评估。
  • 根据 FQ 受管制类别映射，更新处于活动状态的任何匹配记录上的合规评估状态字段。
  • 删除任何非活动匹配记录。

配置导入问卷操作

您必须将导入问卷操作配置为 FQ 清单对象上的一个记录操作。只有当此操作处于一个与完成状态状态类型关联的生命周期状态时，才会显示在 FQ 清单（配方问卷）的所有操作菜单中。

当用户在一个已完成的问卷上执行导入问卷操作时，Vault 会在导入问卷页面上列出所有已映射的回复，并显示根据您的回复映射自动分配的受管制类别和合规评估状态。用户可以查看具有所分配的类别和状态的回复，然后选择要导入的回复，并将其转换为合规评估。

查看与 Vault 如何在用户执行导入问卷操作时在导入问卷页面上显示详细信息这一过程相关的如下行为：

  • 受管制类别和合规评估状态列会基于处于活动状态的回复映射来显示值。
  • 将显示所有回复，包括无法转换为合规评估的未映射回复。系统不会为未映射的回复分配受管制类别或合规评估状态值。
  • 如果一个问题具有多个已映射的回复，Vault 将只显示具有更高优先级的回复。
  • 如果一个问题具有多个回复，且未映射任何回复，Vault 将只显示一个回复，而且不会分配受管制类别或合规评估状态值。

限制

配方问卷导入操作不支持在合规评估对象上启用生命周期。

配置用户权限

除了以下概述的权限外，您还必须确保用户具有访问适当对象和对象字段的相应读取和创建权限：

  • 对于合规评估对象：创建权限
  • 对于 FQ 清单对象：读取权限
  • 页面：导入问卷：查看

您可以使用标准系统管理员或 Vault 所有者安全配置文件完成本文章中的所有步骤。如果 Vault 使用自定义安全配置文件，则您的配置文件必须授予以下权限：

类型权限控制
安全配置文件管理员：配置：对象：创建、编辑能够创建和修改 Vault 对象。
安全配置文件管理：配置：对象生命周期：编辑能够修改对象生命周期。