合规性管理使您能够向回答者（例如供应商）发送针对特定配方、行业和地点的问卷（清单）。然后，接收人无需登录 Vault，也无需查看或访问 Vault 的任何区域，即可安全地回复这些问卷。Vault 会通过电子邮件向回答者发送指向问卷的链接，问卷中包含与指定的配方、行业和市场相关的问题，并最大限度缩短了回答者在完成问卷和标准化传入数据时花费的时间。您可以在 Vault 内跟踪完成情况以及查看已完成的问卷。您还可以基于管理员定义的映射，将已完成的问卷数据导入到合规评估中。
对象、字段和节段标签可能与本文中提及的标签不同，具体取决于管理员的配置。此外，要填写的字段可能因您的 Vault 而异。
预先填写问卷回答
根据管理员的配置，您可以开始问卷并在将问卷发送给接收人之前用答案填充一些问题。
发送问卷
当您手动或自动触发操作以在配方问卷记录上发送问卷时，Vault 会通过电子邮件将问卷的链接发送给与相关配方记录中的供应商关联的组织人员。
在将问卷发送给接收人之前，请完成以下步骤：
- 在需要问卷的配方记录上，在供应商字段中填写负责填写问卷的组织。
- 在与负责填写问卷的组织相关的适用组织人员记录上，将检查表接收人类型字段设置为配方问卷，以便该人员接收电子邮件以填写问卷。
- 在与适用组织人员相关的人员记录上，确保电子邮件字段填充了有效的电子邮件地址，以便接收人接收到问卷的电子邮件链接。
当您触发发送问卷的操作时，Vault 会执行以下操作：
- 根据管理员定义的标准，Vault 根据配方问卷中的行业和位置值确定适当的问卷。
- Vault 为配方的指定供应商确定适用的组织人员，并通过电子邮件向他们发送问卷的链接。
- 接收人可以通过电子邮件链接访问问卷，并在 Vault 中回复问卷。通过电子邮件发送的链接的有效期为 30 天，或者直到回答者完成问卷为止。
- Vault 将清单接收人角色分配给管理员配置的应用程序管理用户。
手动发送问卷
要针对特定配方向接收人发送问卷，请执行以下操作：
- 导航到管理 > 业务管理员 > 配方问卷，或者导航到一个自定义标签页。
- 单击创建。
- 选择需要问卷的配方。
- 可选：选择要针对特定行业的行业。
- 可选：选择要针对特定位置的位置。
- 单击保存。
- 从所有操作菜单中，选择发送问卷。
如果您在所有操作菜单中没有看到发送问卷的选项，则该操作可能属于入口操作。有关详细信息，请参阅自动发送问卷。
自动发送问卷
根据管理员的配置，当配方问卷记录进入特定生命周期状态时，Vault 可能会自动向适当的接收人发送问卷，而不是在所有操作菜单中可供您使用的操作。
确保在配方问卷上正确设置了行业和位置字段，然后从工作流操作菜单中更改记录的状态以触发入口操作。
重新向接收人发送问卷
管理员配置后，您可以手动重新向接收人发送指向不完整问卷的链接。要执行此操作，请从配方问卷的所有操作菜单中选择发送问卷的选项。重新发送问卷时，Vault 会自动禁用之前生成的链接。
审查问卷回答
根据管理员配置，您可以从相关配方或配方问卷记录的相关记录部分查看所有问卷回答。
导入配方问卷数据
您可以将已完成的配方问卷中的数据导入到合规评估中。请参阅导入配方问卷，以了解更多详细信息。
停用接收人问卷访问
当回答者完成问卷之后，Vault 会自动停用指向问卷的链接。您还可以通过从配方问卷的所有操作菜单中选择该选项来手动停用链接。
审计跟踪
配方问卷的审计跟踪包括有关问卷的详细信息，其中包括清单接收人（组织人员）和管理员配置的应用程序管理用户。例如，如果管理员将应用程序经理用户电子邮件配置为“questionnaire.respondent@organization.com”，并且填写问卷的组织人员的名字是“Samantha Supplier”，审计跟踪中显示的用户名是“questionnaire.respondent@organization.com 代表 Samantha Supplier (samantha.supplier@supplier.com)”。
限制
配方问卷存在以下局限性：
- 如果超过五 (5) 名组织人员与配方记录中定义的供应商相关，Vault 将不会发送问卷。
- 接收人无法将 Vault 文档添加到问卷回答中。