配置配方问卷 (RegulatoryOne)

合规性管理利用清单使用户能够向回答者（例如供应商）发送针对特定配方、行业和地点的问卷（清单）。然后，接收人无需登录 Vault，也无需查看或访问 Vault 的任何区域，即可安全地回复这些问卷。Vault 会通过电子邮件向回答者发送指向问卷的公共访问链接 (PAL)，问卷中包含与指定的配方、行业和市场相关的问题，最大限度缩短了回答者在完成问卷和标准化传入数据时花费的时间。随后，用户可以在 Vault 内跟踪完成情况以及查看已完成的问卷。

完成本文中的配置之后，您必须设置清单以支持配方问卷，然后将 Vault 配置为将已完成的配方问卷中的数据导入到合规评估。

配方问卷对象

除了支持清单的那些对象以外，“合规性管理”还使用下列核心对象和对象类型来支持配方问卷：

  • 应用程序管理的用户 (app_managed_user__v)：此对象代表被分配了所有问卷的用户。应用程序管理的用户代表适用的组织人员回答问卷。
  • 配方问卷 (formulation_questionnaire__v)：此对象代表一个需要问卷并能够指向一个地点和行业的配方，它指明了 Vault 如何确定要为每个配方记录实例化哪个清单设计记录。
  • FQ 清单 (fq_checklist__sys)：这种类型的清单指向配方问卷对象。每个记录都是一个单独的配方问卷，并代表一个与目标配方问卷记录相关的实例化清单设计。
  • FQ PAL 上下文 (fq_pal_context__v)：此对象代表 Vault 要生成并发送给回答者的 PAL，包含有关供应商接收人、开启日期、上次访问日期和状态的信息。
  • 行业 (industry__v)：此对象代表一个行业，并在为每个配方记录确定要实例化的清单设计记录时用作标准。
  • 地点 (country__v)：此对象代表一个地点，并在为每个配方记录确定要实例化的清单设计记录时用作标准。
  • 组织人员 (organization_person__v)：此对象连接组织和人员对象。Vault 会向这些回答者发送指向问卷 (PAL) 的链接。

配置概述

要配置 Vault 以使用配方问卷，需执行以下步骤：

  1. 配置相关的对象字段和页面布局
  2. 创建应用程序管理用户
  3. 创建适当的行业和位置记录
  4. 可选：创建自定义选项卡，以便用户可以轻松访问问卷
  5. 设置清单以支持问卷

配置对象字段和页面布局

您必须对对象字段和页面布局进行以下更改：

  • 在清单设计对象上，将行业和地点字段添加为对象字段类型，然后将它们添加到对象页面布局中。
  • 在配方对象上，将配方问卷字段添加到对象页面布局中。
  • 在配方问卷对象上，将行业和地点字段添加到对象页面布局中。
  • 在组织人员对象上，将清单回答者类型字段添加到对象页面布局。

我们还建议将 FQ 清单的相关对象节段添加到配方和配方问卷对象，并标记“问卷”节段，以使用户能够轻松查看和访问所有已实例化并发送给回答者的问卷。

创建应用程序管理用户

Vault 使用应用程序管理用户对象将供应商 Vault 访问权限仅限于问卷实例。当 Vault 通过电子邮件将 PAL 发送给组织人员时，相关的问卷将分配给应用程序管理用户。应用程序管理的用户代表适用的组织人员（回答者）回答问卷。当通过一个 PAL 访问问卷时，组织人员无法查看或访问 Vault 的任何区域，无论他们在您的 Vault 中是否被分配了任何许可证类型。

您必须创建单条应用程序管理用户记录，其中 Vault 将与所有清单问卷实例相关联。要创建应用程序管理用户：

  1. 创建问卷受访者新用户帐户。您必须在安全配置文件字段中选择 PAL FQ 清单受访者，但您可以为其他必填字段输入通用信息，例如名称为“问卷受访者”。Vault 不会向您为此用户输入的电子邮件地址发送任何电子邮件。
  2. 导航到管理 > 业务管理员 > 应用程序管理的用户。
  3. 单击创建。
  4. 对于用户，选择您创建的受访者用户。
  5. 对于应用程序用户管理类型，选择 PAL FQ 清单受访者。
  6. 单击保存。

创建行业和地点记录

您必须创建适用的行业和地点记录，以便您可以针对特定行业和地点进行清单设计。这些值可供用户在向受访者发送问卷之前选择。例如，要针对区域市场中的化学工业进行问卷调查，请创建以下记录：

  • 行业：“化学”
  • 地点
    • “亚太地区”
    • “欧盟”
    • “不适用”

配置自定义选项卡

您可以为配方问卷对象配置自定义选项卡，以便用户可以轻松访问和创建配方问卷记录。

设置清单

完成本文中的所有步骤之后，您必须设置清单以支持配方问卷。有关如何配置清单、清单设计、生命周期、操作和工作流程的详细信息，请参阅为配方问卷设置清单。

限制

配方问卷存在以下局限性：

  • 如果超过五 (5) 名组织人员与配方记录中定义的供应商相关，Vault 将不会发送问卷。请联系客户成功经理以增加此限制。
  • 如果您计划将 Vault 配置为导入配方问卷，请勿在合规评估对象上使用生命周期。

您可以使用标准系统管理员或 Vault 所有者安全配置文件完成本文中的所有步骤。如果 Vault 使用自定义安全配置文件，则您的配置文件必须授予以下权限：

类型权限控制
安全配置文件管理员：安全：用户：创建、编辑、管理用户对象能够创建和修改用户对象记录。
安全配置文件管理：用户：添加跨域用户能够添加跨域用户。
安全配置文件管理员：配置：对象：创建、编辑能够创建和编辑 Vault 对象。