当试验、产品等等进入诉讼程序时,可能需要保留或审计对相关文档进行的更改。用户可以将文档关联到一个法律保留对象记录,以便对文档应用“法律保留”。当文档处于法律保留状态时,Vault 会保留文档,但允许业务流程继续。
借助此功能,您可以使用 Vault:
- 创建法律保留对象记录,并使用生命周期来管理这些对象记录。
- 使用法律保留对象上的字段定义法律保留的范围,例如产品包含“CholeCap”和国家/地区包含“美国”的所有文档。
- 通过自动或手动方式,对处于法律保留范围内的文档应用已批准的法律保留。
- 禁止删除文档,但允许文档在其生命周期内继续,可使文档留在法律保留状态。
- 轻松导出与法律保留相关的文档审计跟踪信息。
处于法律保留状态的文档
当应用法律保留时,Vault 将会:
- 将所有文档“保留”在所定义的范围内,作为已保留文档的约束。
- 确保此范围内的未来文档也进入被保留状态。
- 允许继续进行版本控制、对文档字段值进行更改、执行工作流活动以及更改生命周期。Vault 会在文档审计历史记录中跟踪所有的活动。
已保留的文档受到的约束
当文档处于法律保留状态时,系统会禁止执行多种操作:
- 用户无法删除任何版本的文档,包括在应用法律保留之后创建的版本。对于处于法律保留状态的任何文档,所有操作菜单中的删除功能将不可用,但当相关的法律保留处于已解除状态时,拥有强力删除权限的用户可以使用此功能。
- 用户无法更改已保留的版本的内容。
- 用户无法编辑或删除现有的注释。
- 用户无法删除格式副本。
- 用户无法对文档重新分类。
- 在状态入口操作会自动删除文档的次要版本的那些生命周期中,将会执行状态更改,但 Vault 不会删除文档版本。
配置元素
法律保留是一个标准对象,管理员可以自定义此对象以包含特定的字段,从而确定个别法律保留的范围。Vault 会在对象记录上使用这些字段以及它们的值来查找匹配文档,即处于法律保留范围内的文档。对于每个新的法律保留,合法用户必须创建一个新的法律保留对象记录,并启动标准的对象生命周期以供批准和申请。
法律保留对象生命周期
Vault 包含一个用于法律保留的标准对象生命周期。管理员可以自定义此生命周期,但它必须包含已批准、已解除和非活动状态。
当法律保留记录处于除已批准和已解除以外的状态时:
- 用户和 Vault 将无法为法律保留添加或删除文档。
当法律保留记录处于已批准状态时:
- 用户和 Vault 可以为法律保留添加文档。
- 用户和 Vault 可以从法律保留中删除文档。
- 用户和 Vault 无法更改法律保留的范围。
当法律保留记录处于已解除状态时:
- 用户和 Vault 无法更改法律保留的范围。
- 用户和 Vault 将无法为法律保留添加或删除文档。
- 只有拥有强力删除权限的用户能够删除文档。
注意:当删除一个处于已解除法律保留状态的文档时,Vault 会自动填充相关法律保留项上的文档名称和文档版本字段。
法律保留审计
文档审计
从一个法律保留对象记录的所有操作菜单中,选择查看相关文档审计历史记录。此操作会显示标准文档审计历史记录,此历史记录经过预先筛选,只会显示:
- 对文档执行的与法律保留相关的文档操作
- 在对文档应用法律保留之后执行的文档操作
对象记录审计
在对象记录审计历史记录中,Vault 会为与法律保留相关的以下操作创建审计条目:
- 普遍应用法律保留
- 法律保留生命周期状态更改
- 为法律保留添加文档
- 从法律保留中删除文档
- 为法律保留批量添加文档
- 从法律保留中批量删除文档
相关权限
类型 | 权限标签 | 控制 |
安全配置文件 | 对象:法律保留 | 能够在法律保留对象中读取、创建、编辑和删除记录。 |
安全配置文件 | 应用程序:法律保留:应用 | 能够应用法律保留。 |
安全配置文件 | 应用程序:法律保留:删除 | 能够删除法律保留。 |
文档角色 | 查看文档 | 能够查看文档;您必须拥有此权限,才能应用或从文档中删除法律保留。 |