配置对象生命周期状态的入口条件、入口操作和用户操作

要实施业务规则、防止出现用户错误和自动执行您的 Vault 流程，可以采用的其中一种方法是使用对象生命周期状态入口条件、入口操作和用户操作。

  • 入口条件可确保记录在符合一定条件之后才会进入某个生命周期状态。
  • 入口操作是 Vault 在记录进入某个生命周期状态时对其执行的一些自动操作。
  • 用户操作是指用户可以对记录执行的操作。与入口条件和入口操作一样，用户操作也是在特定对象生命周期状态内定义的。

要配置任何上述选项，您必须首先设置对象生命周期和生命周期状态。随后，单击特定的生命周期状态。

入口条件

您可能需要确保对象记录在符合一定条件（字段被填充或具有某些值）之后才会进入特定的生命周期状态。例如，当首先创建一个市场营销活动记录时，用户可能不知道开始日期，因此他们需要填写开始日期字段，市场营销活动才能进入审查中状态。

当用户使一个对象记录从一种状态进入另一种状态时，Vault 会确认记录符合新状态的入口条件。除非符合这些条件，否则 Vault 会禁止状态发生变化。用户将看到一条消息，其中包含未满足入口条件的详细信息。当这是工作流的一部分时，工作流将无法完成，您将看到一条错误消息。在重新启动工作流之前，请确保符合所有入口条件。

限制和局限性

要为相关对象定义入口条件：

  • 相关对象必须使用一个对象生命周期。
  • 相关对象不能具有用户角色设置对象类。

入口条件类型

  • 字段：要求填充一个特定的对象字段。
  • 相关记录的状态：要求相关的对象记录处于特定的生命周期状态。
  • 相关文档的状态类型：要求具有特定关系的任何或所有文档处于或全部不处于特定的状态类型。管理员也可以配置此操作，以确保通过所选的关系关联至少一个文档（无论状态类型如何）。

如何定义入口条件

要为对象生命周期状态设置入口条件：

  1. 导航到管理 > 配置 > 对象生命周期。单击一个生命周期，然后单击个别状态。
  2. 单击入口条件部分中的编辑。
  3. 单击创建规则。
  4. 可选：如果条件应只应用于符合某些条件的对象记录，请选择有条件地执行。
  5. 在确保下方，指定入口条件。参阅下文了解相关文档的状态类型的详细信息。
  6. 可选：单击添加操作，以添加其他条件。如果规则是有条件的，这些条件将具有相同的条件。
  7. 单击保存。
  8. Vault 会立即启动，以便对进入生命周期状态的记录实施入口条件规则，但入口条件不会影响已经处于此状态的记录。

富文本字段条件

对“富文本”字段应用的字段条件或有条件地执行条件只能使用为空或不为空条件。

相关对象的状态入口条件

除了在对象上定义入口条件以外，您还可以在此对象的相关对象上定义入口条件。例如，您可能不希望一个市场营销活动记录在其父级产品记录处于已批准状态之前进入已批准状态。

此条件类型允许管理员配置 Vault，以要求与记录相关的文档处于某种状态类型之后，才允许记录的状态发生变化。这样有助于在相关文档进入适当的状态之前，防止记录在其生命周期中移动。

例如，此条件可以确保一个多文档更改控制记录中的所有要发布的文档都处于它们的相应生命周期的等待 DCC 批准状态，然后才会将记录本身发送给审批者。

要定义这种入口条件：

  1. 在对象生命周期状态上的入口条件下方，创建一个新的规则。
  2. 从下拉菜单中，选择相关文档的状态类型。
  3. 从屏幕上出现的下拉菜单中，选择一个文档关系。此规则将只应用于通过此关系链接到记录的文档。
  4. 从运算符下拉列表中，选择所有文档状态类型等于、至少一个文档状态类型等于、任何文档状态都不等于或者存在至少一个文档。
  5. 选择要求相关文档必须处于哪种文档状态类型。
  6. 单击保存。

入口操作

入口操作是指对象记录进入一种特定生命周期状态时执行的自动操作。这些操作可能包括用于向用户告知已执行某个操作的简单通知，或者为相关记录级联生命周期状态更改等更为复杂的操作。

入口操作类型

  • 更改相关对象生命周期状态：使所有相关对象记录进入其生命周期中对应于所选状态的状态。此操作将异步执行，并更新最多 1,000 个相关记录。
  • 异步更改相关对象生命周期状态（无限制）：使所有相关对象记录进入其生命周期中对应于所选状态的状态。此操作会启动一个作业，此作业的条件和 ID 包含在对象记录的审计跟踪中。管理员可以在管理 > 操作 > 作业状态中查看作业。此作业将异步执行，并更新任意数量的相关记录。如果在更新一个或多个记录时发生错误，Vault 会跳过这些记录，并在作业日志中包含所发生的错误。
  • 发送通知：使用所选的消息，向所选的用户发送电子邮件和应用内通知。
  • 更新记录字段：在状态更改期间，使用一种类似于 Excel™ 的公式的语言，设置所选对象记录的“文本”、“长文本”、“富文本”、“数值”或“日期”字段的值。您还可以为“是/否”、“选项列表”和“对象”字段设置值。
  • 更新相关记录字段：设置相关对象记录上的所选字段。您可以为“是/否”、“选项列表”、“数值”、“日期”、“文本”、“长文本”和“富文本”字段设置值。您可以对通过父级、子级、引用和加入关系建立关联的记录执行此操作。请注意，更新的相关记录不能超过 1,000 条。
  • 更改相关文档的状态：使所有相关文档进入其生命周期中对应于所选状态类型的状态。您只能对批量批准生命周期执行此操作。
  • 更改相关文档生命周期状态：使所选的相关文档进入其生命周期中对应于所选状态类型的状态。您只能对通过一个文档引用字段与对象记录建立关联的文档执行此操作。选择如果未找到文档版本，则跳过更改状态，以阻止该操作在相关文档已经处于稳定状态时运行。
  • 启动工作流：在对象记录上启动一个工作流。有关详细信息，请参阅配置自动启动对象工作流。
  • 将字段复制到相关对象：将一个字段的值复制到一个指定的相关对象上的同等字段。
  • 在更新相关记录之前检查同级记录：检查“同级”记录的生命周期状态，并使相关记录在其所有同级记录都处于适当的状态时进入一个新的生命周期状态。有关详细信息，请参阅配置“检查同级记录入口操作”。
  • 使签名记录作废：将所有未包含在已保留的签名类型中的电子签名记录设置为作废。当定义此操作时，从保留这些签名类型下拉列表中选择签名类型，以避免将指定的签名类型设置为作废。您只能对为其启用了电子签名选项的对象执行此操作。有关详细信息，请参阅管理对象电子签名。
  • 启动清单：启动一个清单，并将其发送给一组所选的回答者。请参阅配置清单。
  • 完成清单：清除已禁用的答复，并计算清单的评分。请参阅配置清单。

Clinical Operations Vault 中的入口操作

以下入口操作只在 Clinical Operations Vault 中可用：

  • 创建预期文档：从 EDL 项模板创建 EDL 项，并将它们链接到待完成里程碑。
  • 执行文档核对：启动文档核对作业。此操作只在启用了 Veeva Site Connect 的 Clinical Operations Vault 中可用。
  • 处理全局映射：标记里程碑，以供计算里程碑周期记录作业评估。此操作只在 Study Startup Vault 中可用。
  • 发送协议邀请：向目标 Vault 发送一个协议邀请。此操作只在启用了 Veeva Site Connect 的 Clinical Operations Vault 中可用。

Quality Vault 中的入口操作

以下入口操作只在 Quality Vault 中可用：

  • CC：更新更改控制的文档文档：允许文档更改控制记录对与文档更改控制和批准时的请求相关的文档执行状态更改和字段更新。有关详细信息，请参阅配置多文档更改控制。此操作仅在 QualityDocs 应用程序中可用。
  • CC：更新相关更改请求：允许文档更改控制记录为批准时的请求触发状态更改。有关详细信息，请参阅配置多文档更改控制。此操作仅在 QualityDocs 应用程序中可用。
  • 创建审计记录：从提议的审计中创建一个审计记录。此操作只在 QMS Vault 中可用。有关详细信息，请参阅配置审计计划规划 (QMS)。
  • 创建有效性检查记录：创建一个有效性检查对象记录。您只能对质量事件和 CAPA 操作项生命周期上的 QMS 申请执行此操作。有关详细信息，请参阅配置“创建有效性检查入口操作”。
  • 创建相关记录：根据相关记录配置创建记录。有关详细信息，请参阅相关记录配置。
  • QMS：激活外部协作者：从人员记录创建并激活临时用户帐户，以允许外部协作者在外部结果过程中访问。您只能对 QMS 申请执行此入口操作。有关详细信息，请参阅配置“审计结果外部响应协作 (QMS)”。
  • QMS：停用外部协作者：停用通过 QMS：激活外部协作者入口操作创建的临时用户帐户。您只能对 QMS 申请执行此入口操作。有关详细信息，请参阅配置“审计结果外部响应协作 (QMS)”。
  • 发送问题上报通知：向与一个问题上报记录关联的指定角色发送一个通知，并创建一个问题上报通知记录，以便能够进行跟踪。您只能对 QMS 申请执行此入口操作。有关详细信息，请参阅配置问题上报 (QMS)。
  • 同级检查相关记录状态更改：检查“同级”记录的生命周期状态，并使相关记录在其所有同级记录都处于适当的状态并符合字段条件时进入一个新的生命周期状态。您只能对 QMS 申请执行此入口操作。有关详细信息，请参阅配置“同级检查相关记录状态更改入口操作 (QMS)”。
  • 从格式化输出生成文档：根据“质量”对象记录创建一个文档。从格式化输出模板创建这些文档。您只能对 QMS 申请执行此入口操作。请参阅质量文档生成 (QMS)，以了解详细信息。
  • 从文档模板生成文档：根据“质量”对象记录创建一个文档。这些文档是使用文档模板创建的。您只能对 QMS 申请执行此入口操作。请参阅质量文档生成 (QMS)，以了解详细信息。
  • 启动定期审查工作流：启动一个指定的定期审查工作流。此操作只在处于定期审查对象生命周期已启动状态的 QualityDocs Vault 中可用。请参阅配置定期审查 (QualityDocs)，以了解详细信息。
  • 创建评估清单：创建一个要用作评估培训任务的评估表格的清单。有关详细信息，请参阅配置在职培训。
  • 链接可用的文档更改请求：将任何以要生效的文档为目标的文档更改请求记录作为相关记录添加到文档更改控制中。有关详细信息，请参阅配置多文档更改控制。
  • 链接可用的定期审查：将任何以要生效的文档为目标的定期审查记录作为相关记录添加到文档更改控制中。请参阅“配置定期审查”，以了解详细信息。

如何定义入口操作

要为对象生命周期状态定义入口操作：

  1. 在入口操作部分内，单击编辑。
  2. 单击创建入口操作。
  3. 选择入口操作规则始终适用还是仅有条件地执行。请参阅有关如何定义条件的详细信息。
  4. 选择一个操作类型以及其他详细信息。这些详细信息因操作类型而异。
  5. 可选：单击添加操作并重复上述步骤，以添加其他操作。如果规则是有条件的，这些操作将具有相同的条件。
  6. 单击保存。

富文本入口操作条件

对“富文本”字段应用了有条件地执行条件的那些入口操作只能使用为空或不为空条件。

在相关对象记录上定义入口操作

主要对象是指您正在为其修改生命周期配置的对象。大多数入口操作都会影响主要对象的记录。但有些入口操作可以更新相关对象记录。

例如，如果一个用户将一个产品记录的状态更改为已批准，则您可以定义一个入口操作，以便将相关市场营销活动记录的状态更改为等待批准。

您有时需要让一个入口操作只更改某些相关记录，而不是更改所有相关记录。例如，使一个质量事件记录进入执行中状态时，它的相关更改操作记录也需要在其生命周期中前进。但有些更改操作处于已取消而不是已接受状态。这些记录应当继续处于已取消状态，但还应保留它们与质量事件记录的关系。

要配置此选项，您必须应用一些条件，以限制受入口操作影响的相关对象记录：

  1. 定义入口操作详细信息之后，选中对相关记录应用的条件复选框。
  2. 选择一个条件：排除处于指定生命周期状态的记录，或者只包含处于指定生命周期状态的记录。
  3. 选择相关记录的状态，以排除或包含记录。

限制和局限性

要为相关对象定义入口条件：

  • 相关对象必须使用一个对象生命周期。
  • 相关对象不能具有用户角色设置对象类。

用户操作

用户操作是指用户可以对处于特定生命周期状态的对象记录执行的操作。用户操作可以启动工作流、使记录进入新的生命周期状态等等。如果不执行用户操作，记录将无法在其生命周期中前进。

用户操作类型

除了以下标准 Vault 平台用户操作以外，您在 Vault 中可能还拥有特定于应用程序的其他用户操作：

  • 将状态更改为：允许用户手动使文档进入其他的生命周期状态。Vault 会执行入口操作以更改状态。
  • Web 操作：允许用户执行 Web 操作。请注意，即使您在使用其他的语言，这些操作也会使用用户操作设置内的 Vault 基本语言显示。
  • 工作流：允许用户启动工作流。
  • 启动清单：启动一个清单，并将其发送给一组所选的回答者。请参阅配置清单。
  • 导出清单设计：此操作将以 CSV 格式导出清单设计以及所有的相关记录。请参阅使用清单设计加载程序。
  • 深层复制清单设计：此操作会将清单设计以及所有相关记录复制到一个新的清单设计记录。请参阅复制清单设计。
  • 同步清单设计生命周期状态：此操作会更改清单设计记录及其所有相关部分、问题、回答和依赖关系的生命周期状态。请参阅配置清单。
  • 创建新版本：此操作只适用于为其启用了版本控制的清单类型。此操作会为现有的清单设计创建一个处于草稿状态的新版本。请参阅设计清单。

如何定义用户操作

  1. 在用户操作部分内，单击编辑。
  2. 单击创建用户操作。
  3. 选择用户操作规则始终适用还是仅有条件地执行。请参阅有关如何定义条件的详细信息。
  4. 选择一个操作类型以及其他详细信息。这些详细信息因操作类型而异。
  5. 可选：单击添加操作并重复上述步骤，以添加其他操作。如果规则是有条件的，这些操作将具有相同的条件。
  6. 单击保存。

富文本用户操作条件

对“富文本”字段应用了有条件地执行条件的那些用户操作只能使用为空或不为空条件。

关于有条件的入口条件和操作

根据对象记录的字段值，您为生命周期状态定义的任何入口条件、入口操作或用户操作都可能是有条件的。例如，您可能配置了多个有条件的入口操作，以便在产品记录进入已停用状态时发送通知。一个条件指定治疗领域必须是心血管。相关入口操作会向心血管团队组发送通知。如果将产品记录的治疗领域字段设置为兽医，另一条规则可能会向兽医团队组发送通知。

要定义条件，请选择一个对象字段、运算符和值。如有需要，可以单击添加条件来定义多个条件。

对象记录必须符合规则内定义的所有条件。例如，如果一个记录符合入口条件的两个条件之一，Vault 将不会应用入口条件。

关于在条件和操作中引用缺失记录

当您在 Vault 配置期间克隆生命周期配置时，对于入口条件中对特定对象记录的引用，如果新环境中不存在这些记录，则该引用可能会失效。如果发生这种情况，则对缺失对象记录的引用在生命周期配置字段中显示为空。

尽管 Vault 允许在缺失这些记录的情况下保存配置，但如果您希望在新环境中使用这些条件，我们建议您使用 Vault 加载程序或通过 API 重新创建 ID 值相同的记录，以便解决这些缺失的引用。如果您只想更新其他配置并将其带回源环境，则可以按原样保留缺失的引用。