使用批量对象记录操作

您可以使用批量编辑选项一次更改多达 1,000 个对象记录。您可以编辑对象记录字段值，删除对象记录，或更改处于对象生命周期的对象记录的状态。

如何选择对象记录

要选择用于批量操作的对象记录：

  1. 您可以从管理 > 业务管理员中使用对象记录。一些 Vault 还包含自定义对象标签页，允许对管理区域外的记录进行访问。
  2. 使用搜索或筛选器缩小记录列表的范围。开始批量编辑流程后，您可以取消选择单个记录，但仅可在此阶段进行搜索。
  3. 从操作菜单中，选择执行批量操作。这将选择当前页面上所有可见的记录。
  4. 在优化选择页，查看所选记录的列表并取消选择不想包括在批量编辑中的任何记录。
  5. 单击下一步。请参阅下文，获取有关各种批量操作选项的帮助。

从报告中选择对象

如果要编辑许多对象记录，从报告中选择对象将特别有用。在这种情况下，使用指定所需记录的筛选器创建报告。请注意，一次只能对一个对象编辑记录。如果报告已分组，则必须展开分组以选择记录。

要选择用于批量操作的报告对象：

  1. 运行返回对象的表格（而非矩阵）报告。这些报告将有一个报告类型，如市场活动产品或病例回复。
  2. 从记录列表上方的节段所有操作菜单中，选择执行批量操作。
  3. 在选择对象对话框中，选择要对其执行操作的对象。
  4. 单击继续。
  5. 在优化选择页，查看所选文档的列表并取消选择不想包括在批量编辑中的任何文档。
  6. 单击下一步。请参阅下文，获取有关各种批量操作选项的帮助。

如何更新对象字段

要更新对象字段，必须在选定对象记录中拥有对象：编辑权限。

如需了解如何选择要编辑的对象记录，请参阅上文。要在选择后更新字段：

  1. 在选择操作页，选择编辑字段。
  2. 单击下一步。
  3. 在编辑字段页面上，Vault 会显示选定对象记录中的所有可编辑字段。非活动字段或要求值唯一的字段不能进行批量编辑。
  4. 通过单击编辑字段（铅笔）图标并输入新值，跨所有对象记录编辑字段值。如果字段已在某个记录上填充，此新值将替换现有值。如果编辑字段，但将其留空，Vault 将跨所有选择的记录清除字段。
  5. 可选：通过单击恢复（圆形箭头）图标将字段重置为其现有值。
  6. 单击下一步。
  7. 在确认页，查看更改摘要。
  8. 单击完成。Vault 将异步处理记录。

如何删除对象记录

要删除对象记录，必须在选定对象记录中拥有对象：删除权限。

如需了解如何选择要删除的对象记录，请参阅上文。要在选择后删除记录：

  1. 在选择操作页，选择删除记录。
  2. 单击下一步以打开确认页并查看选择要删除的对象记录的摘要。此操作不能撤销。请注意，某些情况可能会阻止您删除对象记录。
  3. 单击完成。Vault 将异步处理记录。

如何更改对象记录状态

要更改对象记录的状态，必须在选定对象记录中拥有对象：编辑权限。您只能更改处于相同生命周期状态的记录的状态，因此，Vault 仅按生命周期和状态显示可用状态。

如需了解如何选择要执行批量状态更改的对象记录，请参阅上文。要在选择后更改对象记录的状态：

  1. 在选择操作页，选择更改状态。
  2. 单击下一步。
  3. 在选择状态更改页，为对象记录选择新的状态。
  4. 单击下一步以打开确认页。在继续前，查看更改摘要。
  5. 单击完成。Vault 将异步处理记录。

如何从 EDL 项创建占位符

您可以为一组 EDL 项记录创建多达 1,000 个占位符。对于每个 EDL 项，Vault 会根据预期计数与所有文档计数字段值之差创建一个或多个占位符。Vault 使用 EDL 项记录上的字段作为所创建占位符的类似文档字段的默认值。

  1. 在选择操作页，选择创建占位符。
  2. 单击下一步以打开确认页。在继续前，查看更改摘要。
  3. 单击完成。Vault 将异步处理记录。

如何执行批量自定义记录操作

您可以执行使用Vault Java SDK创建的自定义记录操作，并在最多 1000 条对象记录上启用批量操作：

  1. 在选择操作页，选择记录操作。
  2. 单击下一步。
  3. 在选择记录操作页面，选择要对对象记录执行的自定义记录操作。
  4. 单击下一步。
  5. 如果提示输入，则根据需要提供输入。
  6. 在继续前，请检查确认页面上的更改摘要。
  7. 单击完成。Vault 异步处理自定义记录操作。

相关安全和权限

Vault 的综合安全设置可以控制哪些用户有权访问批量对象记录更新。

类型权限描述
安全配置文件应用程序：对象：批量操作必须拥有授予应用程序：对象：批量操作权限的安全配置文件，才能查看允许您访问批量操作选项的操作菜单。拥有此权限和下方的正确对象权限，您可以使用批量操作来编辑字段、删除记录以及更改状态。
安全配置文件对象：编辑要更新对象字段或更改对象状态，必须在该对象上拥有编辑权限
安全配置文件对象：删除要删除对象记录，必须在对象上拥有删除权限。

对于使用自定义共享规则的对象，您必须在要编辑或删除的对象记录上拥有所有者或编辑者角色。

批量操作处理时间

批量更改操作“异步”进行，这就意味着在您看到更改之前可能会出现延迟，特别是在具有大量活动的 Vault 中。一旦您确认批量操作，Vault 即会将更改与其他异步任务一起放入队列中。当更改完成后，您的通知页中会显示一条通知，且 Vault 会发送一封通知电子邮件。