Vault Loader を使うと、1 つの CSV によって、ドキュメントおよびバージョンの作成ができ、さらにユーザをロールに割り当てることができます。
ドキュメント、バージョンおよびロールを読み込む方法
ドキュメント、バージョンおよびロールを読み込む前に以下を行なってください:
- ステージングサーバにすべてのドキュメントバージョンファイルをアップロードします。
- ドキュメントフィールドの名前と値を含む CSV 入力ファイルを準備します。
読み込むには:
- ローダタブの左側のパネルで、読み込みをクリックします。
- CSV ファイルで選択をクリックし、CSV 入力ファイルを 1 つ選択します。
- オブジェクトタイプ選択リストで、ドキュメント、バージョン、ロールを選択します。
- アクションタイプ選択リストで、作成を選択します。
- ドキュメント移行モードチェックボックスを選択します。
- 読み込みの開始をクリックします。
Vault がリクエストの処理を開始します。終了すると、Vault 通知と、リクエスト詳細および CSV 出力ファイルが添付されたメールを受け取ります。
コンテンツプレースホルダーとしての過去のバージョン
ドキュメントの最新バージョンにソースファイルが含まれる場合、ソースファイルを使用せずに過去のバージョンを作成することはできません (コンテンツプレースホルダーとして)。
CSV 入力ファイルの準備
CSV の最初の行には、値を割り当てるドキュメントフィールド名を含んでいる必要があります。以降の行には、個別のドキュメントバージョンと各列のフィールド値を含めます。入力例をご確認ください。
ロール割り当ては、ドキュメントの最新バージョンを指定する行に行う必要があります。以下のフィールドはすべての Vault に必須です。
- external_id__v: ドキュメントとそれに続くバージョンを同じ外部 ID に割り当てる必要があります。ドキュメントにシステム生成された ID 値がまだ割り当てられていないため、こうすることでどのドキュメントにバージョンが適用されるかを明確にします
- type__v: ドキュメントタイプ
- subtype__v: ドキュメントのサブタイプ (タイプに存在する場合)。
- classification__v: ドキュメントの分類 (サブタイプに存在する場合)。
- lifecycle__v: ドキュメントライフサイクル
- major_version_number__v: メジャーバージョン番号
- minor_version_number__v: マイナーバージョン番号
- status__v: 新規バージョンを割り当てるステータス
- (オプション) reviewer__v.users: レビューアロール用のユーザ。
- (オプション) reviewer__v.groups: レビューアロール用のグループ。
これらの必須フィールドの値によって、他のフィールドも必須になる場合があります。その他の編集可能な任意のフィールドに値を設定することもできます。
FTP ステージングサーバにファイルをアップロードする方法
ドメインの各 Vault には、独自の FTP ステージングサーバがあり、これは、ファイルを Vault に読み込むための一時的なストレージ領域として使用されます。各ステージングサーバの URL は、対応する Vault と同じです。入力を送信する前に、すべてのドキュメントをサーバにアップロードする必要があります。